Google Suite

El conjunto de herramientas para controlar su negocio

Google Suite es un servicio de Google que proporciona varios productos de Google con un nombre de dominio personalizado por el cliente. Cuenta con varias aplicaciones web con funciones similares a las suites ofimáticas tradicionales, incluyendo Gmail, Hangouts, Calendar, Drive, Docs, Sheets, Slides, Groups, News, Play, Sites y Vault. Fue la creación de Rajen Sheth, un empleado de Google que posteriormente desarrolló las Chromebooks.

Google Apps for Work es gratis por 30 días y luego cuesta 4 € por cuenta de usuario al mes, o 50 € por usuario al año. Google Apps for Education y Google Apps para organizaciones sin fines de lucro son gratuitas y ofrecen la misma cantidad de almacenamiento que las cuentas de Google Apps for Work.

Además de las apps compartidas (Calendar, Docs, etc.), Google ofrece Google Apps Marketplace, una tienda de apps para los usuarios de Google Apps. Contiene diversas apps, tanto gratuitas como de pago, que pueden ser instaladas para personalizar la experiencia de Google Apps for Work para el usuario.

          1. Gmail
          2. Hangouts
          3. Calendar
          4. Drive
          5. Google+
          6. Documentos
          7. Spreadsheet
          8. Formularios
          9. Presentaciones
          10. Sites
          11. Admin
          12. Vault
          13. Conclusiones

1. Google Suite | GMail

GMail | Correo electrónico con 30 GB de espacio por buzón y un potente buscador que permite encontrar al instante el correo que necesitas desde cuakquier tipo de dispositivo, con un 99,9% de disponibilidad garantizada.

Google Suite | GMail

Gmail fue un proyecto iniciado por desarrolladores de Google por Paul Buchheit varios años antes de que se anunciara al público. Inicialmente, Gmail estaba disponible para uso exclusivo de los empleados de Google internamente. Google anunció Gmail para el público el 1 de abril de 2004,Fue el primero de abril del año 2004 cuando se hizo el lanzamiento de Gmail (versión beta), pero inicialmente solo se podía conseguir una cuenta a través de una invitación de un usuario registrado. La apuesta inicial del servicio fue ofrecer más espacio que los servicios de email existentes y brindar una interfaz sencilla, amigable e integrada con el poderoso motor de búsqueda de Google.24 El soporte de IMAP se añadió el 24 de octubre de 2007.

Gmail es un servicio de correo electrónico con posibilidades POP3 e IMAP proporcionado por la empresa estadounidense Google, Inc a partir del 15 de abril de 2004 y que ha captado la atención de los medios de información por sus innovaciones tecnológicas, su capacidad, y por algunas noticias que alertaban sobre la violación de la privacidad de los usuarios.

2. Google Suite | Hangouts

Hangouts | Herramienta de comunicación instantánea de texto, voz y multivideoconferencia que se puede usar desde el ordenador, el móvil o una tablet.

Google Suite | Hangouts

En marzo de 2013 comenzaron a circular rumores sobre un nuevo servicio de mensajería instantánea que estaría siendo desarrollado por Google. El nombre clave inicial con el que se conocería esta aplicación en etapa de desarrollo se filtraría a los medios, llamándose hasta ese momento Babble. Posteriormente se filtrarían varias imágenes de como se vería la interfaz de la aplicación cambiando el diseño entre las filtraciones,9 así como el acceso a este servicio desde GMail, la inclusión de los iconos emoji, un cambio de nombre clave, refiriéndose ahora a este servicio como Babel10 y una fecha tentativa de lanzamiento, la cual sería en mayo de 2013, durante el evento para desarrolladores Google I/O. El 10 de mayo de 2013, diferentes medios informaron, gracias a una nueva filtración, que el nombre de la aplicación de mensajería hasta ese entonces conocida como Babel, en realidad sería lanzada al público bajo el nombre de Hangouts.

3. Google Suite | Calendar

Calendar | Agenda electrónica que permite gestionar no sólo los eventos personales, sino compartir con otras personas

Google Suite | Calendar

La interfaz con tecnología AJAX permite a los usuarios ver, agregar y aún arrastrar y soltar eventos de una fecha a otra sin recargar la página. Ofrece una variedad de vistas, tal como semanal, mensual y agenda. Los usuarios pueden agregar rápidamente eventos de calendario tecleando frases en lenguaje natural, tal como “Cena con José mañana 7pm”. Los usuarios pueden también fijar el número de días a mostrar en su modo de vista personalizada. Todos los eventos en un Google Calendar pueden ser comentados por los usuarios.

Los eventos se almacenan online, lo que significa que el calendario puede ser visto desde muchos lugares. En caso de que un usuario experimente una falla de disco duro, también significa que ninguna información se pierde. La aplicación puede importar archivos de calendario de Microsoft Outlook (.csv) e iCalendar (.ics, el formato abierto de facto de archivo de calendario). Múltiples calendarios pueden ser agregados y compartidos, permitiendo varios niveles de permisos para los usuarios. Esto permite la colaboración y compartir horarios entre grupos o familias.

4. Google Suite | Drive

Drive | Guarda y comparte todo lo que quieras. Almacena y accede de forma segura desde cualquier dispositivo a versiones siempre actualizadas.

Google Suite | Drive

Google Drive es un servicio de alojamiento de archivos que fue introducido por Google el 24 de abril de 2012.

Es el reemplazo de Google Docs que ha cambiado su dirección URL, entre otras cualidades.

Cada usuario cuenta con 15 gigabytes de espacio gratuito para almacenar sus archivos, ampliables mediante diferentes planes de pago. Es accesible a través del sitio web desde computadoras y dispone de aplicaciones para Android e iOS que permiten editar documentos y hojas de cálculo.2

Con el lanzamiento de Drive, Google unificó el almacenamiento disponible para un único usuario de tal manera que en esos 15 GB se guardan también los mensajes de correo electrónico de Gmail y las imágenes de Google+ que superen los 2048 x 2048 píxeles.

5. Google Suite | Google+

Google+ | La Red Social de Google. Haz tu empresa visible tanto en la red como en el buscador principal de Google. Los datos dentro de la red de Google tienen prioridad en los resultados.

Google Suite | Google+

Google+ (pronunciado y escrito a veces como Google Plus, abreviado como G+ y en algunos países de lengua hispana pronunciado como Google Más) es una red social operada por Google Inc. Google+ se lanzó en junio de 2011. Los usuarios tienen que ser mayores de 13 años de edad,2 para crear sus propias cuentas. Google+ ya es la segunda red social con más usuarios en el mundo, no por su popularidad sino por enlazarse con YouTube, obteniendo aproximadamente 343 millones de usuarios activos.

Google+ integra distintos servicios: Círculos, Hangouts, Intereses y Comunidades.3 Google+ también estará disponible como una aplicación de escritorio y como una aplicación móvil, pero sólo en los sistemas operativos Android e iOS. Fuentes tales como The New York Times lo han declarado el mayor intento de Google para competir con la red social Facebook,4 la cual tenía más de 750 millones de usuarios en 2011.5 El 20 de septiembre de 2011, Google permitió la creación de cuentas a usuarios con más de 18 años, con mejoras en sus extensiones de videoconferencias.6 El 41.99% de los usuarios de Google+ buscan amigos, y el 43.88% son solteros.

6. Google Suite | Documentos

Documentos | Documentos de texto de Google. Trabaje desde el navegador Chrome y olvídese de guardar documento. Compatibilidad total con Word de Microsoft Office.

Google Suite | Documentos

Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye procesador de textos, Hoja de cálculo, programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google empezó a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento en línea con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS.3 El 24 de abril de 2012 Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con la PC, y aumentando la cuota de almacenamiento gratuito a 5 GB.

7. Google Suite | Spreadsheet

SpreadSheets | Hoja de cálculo de Google. Trabaje desde el navegador Chrome y olvídese de guardar documento. Compatibilidad total con Excel de Microsoft Office.

Google Suite | Spreadsheets

Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye procesador de textos, Hoja de cálculo, programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google empezó a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento en línea con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS.3 El 24 de abril de 2012 Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con la PC, y aumentando la cuota de almacenamiento gratuito a 5 GB.

8. Google Suite | Formularios

Formularios | Formularios de Google. Fáciles de crear y  generan una estadística completa exportable a SpreadSheets desde donde se puede generar todo tipo de gráficas.

Google Suite | Formularios

Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & Spreadsheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye procesador de textos, Hoja de cálculo, programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google empezó a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento en línea con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS.3 El 24 de abril de 2012 Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con la PC, y aumentando la cuota de almacenamiento gratuito a 5 GB.

9. Google Suite | Presentaciones

Presentaciones | Presentaciones de diapositivas de Google. Trabaje desde el navegador Chrome y olvídese de guardar documento. Compatibilidad total con PowerPoint de Microsoft Office.

Google Suite | Presentaciones

Google Documentos y Hojas de cálculo, oficialmente Google Docs & SpreadSheets es un programa gratuito basado en Web para crear documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye procesador de textos, Hoja de cálculo, programa de presentación básico, creador de dibujos y editor de formularios destinados a encuestas. Google Docs junto con Gmail, Google Calendar y Google Talk; el 7 de julio de 2009, dejaron su calidad de Beta y pasaron a ser productos terminados. A partir de enero del 2010, Google empezó a aceptar cualquier archivo en Google Docs, entrando al negocio del almacenamiento en línea con un máximo de 1 GB (con expansiones por costos adicionales) y preparando el camino para Google Chrome OS.3 El 24 de abril de 2012 Google Docs cambió su denominación a Google Drive, incorporando la capacidad de sincronizar archivos con el PC, y aumentando la cuota de almacenamiento gratuito a 5 GB.

10. Google Suite | Sites

Sites | Software de creación de webs de una manera extremadamente sencilla dentro del ecosistema de Google. Links de calidad a su página web.

Google Suite | Sites

Sitios web fáciles de crear para tus equipos

Crea una intranet para tu empresa, un sitio de proyectos para tu equipo o un portal para clientes con nuestra aplicación para el diseño de sitios web. Y todo sin escribir ni una sola línea de código.

11. Google Suite | Admin

Admin | La consola desde la que controlar toda la configuración de su cuenta de Google Suite. Gestión de cuenta fácil e intuitiva.

Google Suite | Admin

Google declara expresamente que no incluye los datos del cliente que se almacenan en los centros de datos de Google. Tener acceso a los datos, sólo los empleados y colaboradores seleccionados. [63] Los datos no se comparten con terceros, mantenido durante el tiempo que desee el cliente, y cuando los clientes salen de Google Apps, puedes tomar los datos.

Google Apps ofrece la seguridad al más alto nivel de pruebas, incluyendo SSAE 16 / ISAE 3402 tipo II, informe SOC 2, ISO 27001 y el cumplimiento de los principios de privacidad de puerto seguro, y la industria lata requisitos específicos tales como portabilidad del seguro médico y apoyo Ley de Responsabilidad (HIPAA). Google indica que Google Apps ha construido SpamBlocker incorporación de detectores de virus y examen de documentos, que se activan para que los usuarios pueden descargar un mensaje.

12. Google Sites | Vault

Vault | Funciones de archivado, de conservación de correo y de búsqueda administradas centralizadamente

Google Suite | Vault

Google Apps Vault es un complemento para Google Apps que te permite conservar, archivar, buscar y exportar los mensajes de correo electrónico y de chat de tu organización para satisfacer los requisitos de descubrimiento electrónico y de cumplimiento. También puedes buscar y exportar los archivos de Google Drive de tu organización. El servicio Vault está totalmente basado en la Web, por lo que no hay necesidad de instalar o mantener ningún software. Vault se incluye con Google Apps Unlimited o Google Apps for Education. También puedes adquirir licencias de Vault por un coste adicional de 4 € mensuales por usuario.

13. Conclusiones

1. Comunicación

Google Apps permite mantener el contacto con compañeros y empresas externas, ya sea por correo electrónico, mensajería instantánea (MI- chat), voz sobre IP (VoIP) o vídeo.

Correo electrónico en cualquier lugar. Permite acceder a las cuentas de correo desde cualquier equipo conectado a Internet, obteniendo la misma experiencia de usuario.

Acceso desde dispositivos móviles. Es posible acceder al correo electrónico desde teléfonos móviles y chatear en tiempo real con los contactos profesionales utilizando smartphones como iPhone y Android.

Compatible con Outlook y otros clientes de correo. Mediante las funcionalidades POP/IMAP de Gmail para enviar y recibir el correo desde las aplicaciones de escritorio habituales. Para Outlook, Google ha diseñado Google Apps Sync for Microsoft Outlook, una aplicación gratuita que sincroniza el contenido de correo electrónico, calendarios y contactos entre la nube y Outlook.

Archivado de TODOS los correos. Con 30GB de almacenamiento, muy superior a la media del mercado, no será necesario borrar los correos importantes o guardar los archivos adjuntos en el disco duro local sólo por el hecho de que la bandeja de entrada esté llena. Y encontrar un correo es muy sencillo gracias a la tecnología de búsqueda de Google.

Seguimiento de todas las comunicaciones. El correo electrónico y la MI son dos cosas distintas, pero ello no significa que sea necesario tenerlos en dos lugares diferentes. Los mensajes de MI se guardan automáticamente junto con al correo electrónico. Es posible recibir mensajes de voz en la bandeja de entrada de correo electrónico.

Llamadas internacionales a bajo coste, que permitirán a tu organización vincularse al mundo sin preocuparse de los costes de comunicación. Ver tarifas

Videoconferencia múltiple hasta quince personas gracias a la funcionalidad de Hangouts, no sólo dentro de tu organización, sino también con clientes, proveedores, colaboradores, desde cualquier punto del planeta.

Encuéntralo todo. Con la excelente función de búsqueda de Google, la meticulosa organización en carpetas es cosa del pasado, ya que permite encontrar correos, archivos adjuntos, conversaciones de MI en fracciones de segundo. Permite utilizar etiquetas para identificar los mensajes importantes.

2. Colaboración

Google Apps permite mantenerse sincronizado con todos los miembros del equipo. Todos en la misma página. El mecanismo habitual para trabajar varias personas en el mismo documento es utilizar sistemas de bloqueos o de fusión de cambios. Google Apps es radicalmente distinto. Varias personas pueden colaborar en documentos y hojas de cálculo y juntos, realizando cambios al mismo tiempo. El documento se actualiza en tiempo real. Puedes consultar la misma página junto con todos los compañeros que deben participar en ella y mantener conversaciones IM en el propio documento.

Creación, carga y envío por correo electrónico. Es posible crear un nuevo documento desde cero o cargar un documento ya existente. Si el documento que se desea cargar está en un correo electrónico no es necesario descargarlo y volverlo a cargar, sino almacenarlo en Google Drive con un solo click. El documento se convierte automáticamente en un documento online editable.

Trabajo sin conexión. Es evidente que de vez en cuando necesitarás descargar el documento y trabajar sin conexión, o enviarlo al estilo clásico. Puedes guardar los documentos fácilmente como archivos HTML, documentos de Word, hojas de cálculo Excel o incluso en formato PDF.
Versiones anteriores. Puedes consultar fácilmente las versiones anteriores de un documento, compararlas y cambiar rápidamente a la versión antigua en caso necesario.

Vista previa de más de 40 formatos. Desde el correo electrónico o desde Google Drive puedes ver los formatos más frecuentes del mercado, desde los de MS Office (Word, Excel y PowerPoint) hasta los de imagen (incluyendo .ai, .psd, eps, incluyendo también los de Autocad (.dxf) y audio.
Documentos asegurados. Los documentos están seguros en los servidores de Google. Se guardan automáticamente mientras se trabaja con ellos.

3. Compartir información

Google Apps permite publicar información, documentos y calendarios.

Compartir información con todos. Los documentos que estén dirigidos a todos los empleados, como la política de viajes o los comunicados corporativos, pueden ser hechos públicos para todos los empleados. Sin necesidad de subirlos a un gestor documental, categorizarlos o etiquetarlos.

Compartir información con unos pocos. Para los documentos que únicamente sea necesario compartir con un grupo de personas, es posible indicar listas de colaboradores (pueden editarlo) y lectores.

Mantener a todos informados. Publicación de calendarios de eventos, reuniones o fechas límite a los que puedan suscribirse todos, o sólo algunos.

Acceso a la información desde cualquier sitio, en cualquier momento. Todos los documentos publicados están disponibles vía web de forma segura, siempre será posible disponer de Google Apps desde cualquier equipo conectado a Internet, para consultar cualquier documento, mantener una videoconferencia, etc.

Sincronización de archivos. Google Drive permite sincronizar archivos de entre diferentes dispositivos y la nube de Google, de forma de tenerlos disponible cuando no sea posible conectarse a internet.

Encontrar la información. Gracias a la tecnología de búsqueda de Google es posible encontrar información rápidamente en todos los documentos propios y en los documentos compartidos. Google Drive incorpora la función de búsqueda de textos en imágenes mediante la utilización de sistema OCR.

4. Beneficios TI

Seguridad y privacidad. Google se toma muy en serio la privacidad y la seguridad, protegidas por medios físicos y lógicos. La comunicación entre el navegador web y nuestro servidor están siempre protegidas por un sólido cifrado. Nuestros centros de datos cuentan con las medidas de seguridad físicas más potentes. Los datos se fragmentan y se almacenan por triplicado en distintos centros de datos, en diferentes ciudades. Cada fragmento está “ofuscado”, con lo cual no puede ser leído ni es posible saber a quién pertenece.

Google ha obtenido las certificaciones SAS 70 Type II, ISO 27001 y FISMA, esta última la autoriza a trabajar con el gobierno norteamericano. Google está en el marco “Safe Harbor” desarrollado por la Comisión Europea y el Gobierno de Estados Unidos para proteger los datos personales recogidos en Europa como establece la Directiva de Protección de datos de la Unión Europea.

Evidentemente, en la seguridad también se incluyen los virus y la suplantación de identidad (phising). Los datos y los usuarios estarán protegidos las 24 horas del día, los 7 días de la semana por una de las tecnologías más avanzadas del mundo en detección y eliminación de virus en mensajes y archivos adjuntos y en detectar cuándo alguien intenta acceder a la información personal de los usuarios, con garantía de protección del 100% contra virus y 98% contra spam. El ratio de “falsos positivos” es de 1 entre 333.333 correos electrónicos.

Fácil integración. Las plataformas de colaboración son un componente más en los entornos TI más complejos. Esto ha sido tenido en cuenta al diseñar Google Apps for Work. Incluye sencillas y seguras interfaces basadas en REST, con las que es posible habilitar funciones avanzadas, como la administración automática de usuarios, la integración con sistemas de inicio de sesión único y el soporte para el almacenamiento de correo electrónico y soluciones de cumplimiento.

Mantenimiento mínimo. Google Apps for Work es un servicio alojado y, por ello, no es necesario preocuparte de revisiones, mantenimiento de hardware, copias de seguridad, recuperación de desastres, etc.

Gran valor, licencia sencilla. Ya no será necesario averiguar cuál es el coste total del sistema de correo electrónico: opciones de hardware, software de servidor, software de cliente, licencias de acceso de cliente, bases de datos, sistemas operativos y mucho más. Las licencias de Google Apps for Work se obtienen de una forma más sencilla, por usuario/año, de forma se conoce perfectamente el coste total del servicio, sin costes ocultos o extraordinarios.

5. Integración

Google Apps for Work provee APIs de integración para aprovisionamiento de usuarios, seguridad SSO, migración de correo, informes, calendarios y hojas de cálculo.

Gestión de usuarios. Proporciona un mecanismo para crear y administrar cuentas de usuario Google Apps, seudónimos y listas de correo electrónico.

Usando esta API se puede minimizar la interrupción de los procesos de su organización, mediante la sincronización de datos entre los usuarios de Google Apps y su actual sistema de administración de usuarios.

Informes. Permite observar el uso y la utilización de Google Apps dentro de su dominio. Usando este API, se pueden descargar múltiples informes en formato CSV acerca de la actividad, el almacenamiento, el estado, etc.

Google Apps Mobile Management (MDM). Con Google Apps Mobile Management es posible administrar todos los dispositivos móviles de sistemas Android y Google Sync (iOS, Windows Phone y Windows Mobile):

  • Políticas específicas: aplica configuraciones para los móviles de cada unidad organizativa.
  • Activación de dispositivos: controla qué dispositivos pueden conectarse con los datos de Google Apps de tus usuarios.
  • Consola de dispositivos: consulta todos los dispositivos móviles de tu dominio que se conecten con Google Sync o con Android Sync.
  • Canal Privado de Google Play: El canal privado de Google Play para Google Apps permite a las organizaciones distribuir aplicaciones internas de Android a sus usuarios a través de Google Play Store.
  • Bloqueo y borrado de dispositivos
  • Alta de redes WifiAndroid for Work. Para los dispositivos con sistema operativo Android 4.0 o superior, Google Apps pone a disposición Android for Work, un MDM que incluye:
  • Creación de perfiles de trabajo y personal, de manera que las políticas de seguridad se apliquen únicamente al primero.
  • Eliminación remota de información de trabajo, sin afectar los datos personales.
  • Despliegue y descarga de aplicaciones autorizadas mediante Play for Work

Compromiso de disponibilidad. Google es el líder absoluto en disponibilidad de sus sistemas de correo. El compromiso de SLA (Service Level Agreement) es de una disponibilidad del 99,9% en base mensual, lo cual significa que la indisponibilidad del correo no puede ser superior a 4 minutos y 20 segundos en un mes. En 2010 se alcanzó un nivel de disponibilidad de 99,984%2, en tanto que se alcanzó el 99,99% en 20113, y 99,983% en 20124.

Disponibilidad de sistemas de correo

Compatibilidad. Google Apps for Work permite subir y descargar archivos provenientes de múltiples fuentes como Microsoft Office, Open Office, pdfs, Open Source, etc.

Migración de correo. Permite la migración de correo electrónico desde cualquier fuente de datos a Google Apps. Tras extracción de datos de un servidor de correo, interfaz de protocolo o cliente de correo electrónico, mediante esta API se pueden cargar los mensajes de correo electrónico en el buzón de correo Google Apps, asignando las etiquetas apropiadas, la fecha y el estado.

Seguridad de Single Sign-On. Este servicio permite que usted utilice su propio proveedor de identidades para autenticar a los usuarios que están intentando acceder a los servicios de Google Apps. Mediante la implementación de la interfaz, mantendrá la propiedad y la gestión de las credenciales de los usuarios y evitará que estos tengan que recordar otra contraseña. La API está basada en el estándar SAML v2.0.

Pasarela de correo. El correo electrónico entrante y saliente se canaliza a través de una pasarela de correo, lo que le permite una enorme flexibilidad y control. Simplifique el proceso de adopción de Google Apps, haciendo una entrega simultánea de correo electrónico a Google Apps y a su sistema actual. También permite implementar políticas como la adhesión de contenido a los mensajes, filtrado de contenido delicado, etc. Asimismo, puede utilizarse para el cumplimiento de normativas de almacenamiento y recuperación de datos.

Integración LDAP. Google pone a disposición una aplicación gratuita, el Google Apps Directory Sync (GADS) que tiene las siguientes ventajas:

● Sincroniza tus cuentas de usuario de Google Apps con los datos de usuario del servidor LDAP.

● Admite reglas sofisticadas para asignaciones personalizadas de usuarios, grupos, contactos que no sean empleados, perfiles enriquecidos de usuario, alias, recursos de calendario y excepciones.

● Realiza una sincronización unidireccional. Los datos del servidor LDAP no se actualizan nunca ni se modifican.

● Se ejecuta como utilidad en tu entorno de servidor. Ninguna máquina fuera de tu perímetro tiene acceso a los datos de servidor de directorio LDAP.

● Incluye pruebas exhaustivas y simulaciones que garantizan una sincronización correcta.

● Incluye todos los componentes necesarios del paquete de instalación. Esquema de funcionamiento del Google Apps Directory Sync

Para mayor detalle es posible consultar la Guía de Administración aquí.

Calendario. Proporciona un mecanismo para crear y gestionar los datos de eventos de Google Calendar. Se puede usar para sustituir su sistema de agenda actual, mediante la migración de eventos programados a Google Apps. También permite publicar eventos de otras aplicaciones en Google Calendar o integrar información de Google Calendar en otras aplicaciones.

Libertad. Google sirve los datos en formatos abiertos, de manera que el usuario puede recuperar toda su información si decide migrar a otro sistema diferente de Google Apps5.

6. Beneficios económicos

Ahorro: Forrester Research estimó en noviembre de 20126 que el retorno sobre la inversión del despliegue de Google Apps for Work es el 329%, con un período de repago inferior a dos meses. Dos factores contribuyen a estos resultados:

 1- Ahorros económicos directos en infraestructura, licencias y personal.

 2- incrementos de productividad en los usuarios.

Google ha publicado dos casos de estudio de clientes españoles que han realizado su propio cálculo: IRB Barcelona, un centro de investigación biomédica, ha valorado sus ahorros entre 15.000 y 20.000 Euros anuales, en tanto que el Grup Serhs, grupo turístico catalán líder, ha estimado sus ahorros en más de 50.000 Euros anuales.

Incremento de la productividad: En el estudio citado “Measuring The Total Economic Impact Of Google Apps”7, los incrementos de productividad igualan a los ahorros en infraestructura, licencias y personal para la gestión de las aplicaciones.

7. Google VaultTM

Google Vault es la aplicación de archivado y eDiscovery que se integra perfectamente con Google Apps. A diferencia de GMD, Google Vault ofrece un tiempo y espacio ilimitado de retención de la información, con una nueva interfaz que reduce significativamente el coste de la preparación de la información para las necesidades legales de la organización. Google Vault aporta las siguientes características:

Políticas de retención: Define las políticas de retención que se aplicarán automáticamente en tus mensajes de correo electrónico y chat. Archivado de chat y correo electrónico. Tus mensajes de correo electrónico y de chat se archivan y se conservan según tus directrices. De esta manera, se evita que se borren archivos por accidente.

e-Discovery: Una serie de potentes herramientas de búsqueda te ayudarán a encontrar y recuperar mensajes relevantes de correo electrónico y de chat. Así estarás siempre preparado en caso de auditorías de cumplimiento de normativas y litigios.

Retenciones por causas legales: Aplica a los usuarios, cuando sea necesario, retenciones de materiales debidas a litigios. Los mensajes de correo electrónico y de chat no se podrán borrar en caso de estar retenidos.

Exportación de datos: Exporta mensajes de correo electrónico o de chat a formatos estándar para procesarlos y revisarlos con más detalle.

Auditorías: Ejecuta informes sobre la actividad y las acciones en el archivo por parte de los usuarios. Se muestran búsquedas, visualizaciones de mensajes, exportaciones y mucho más.

Beneficios de Google Vault

Control de la información: Google Apps Vault te permite reducir el riesgo y los costes asociados a las auditorías de cumplimiento de normativas y litigios.

Funciones centralizadas para archivar y administrar contenido: Los mensajes de correo electrónico y de chat se almacenan en un solo archivo, donde se administran directamente los datos. Las políticas de control de la información se aplican directamente sobre el almacenamiento, de modo que no es necesario duplicar los datos en un archivo independiente. Esto ayuda a reducir los riesgos asociados al movimiento y el espolio de la información. Un rastro de auditoría sólido proporciona visibilidad completa de todo el archivo.

Conservación de documentos empresariales: Las políticas de retención de correo electrónico y chat permiten a las empresas definir políticas de retención estándar para mensajes de Gmail y de chat. Cuando el periodo de retención de un mensaje llega a su fin, se automatiza la disposición para asegurar que se cumplen las políticas de retención. El proceso automatizado asegura que no se elimine ninguna información sujeta a retenciones legales debidas a litigios y reduce el riesgo de espolio e incumplimiento de normativas. Con las retenciones de mensajes se asegura que los mensajes de correo electrónico y chat puedan conservarse durante más tiempo del periodo estándar de retención establecido para causas legales o de investigación.

Encuentra los documentos relevantes: Las herramientas de e-Discovery permiten a los usuarios autorizados buscar en el archivo información relevante sobre un tema o investigación específicos. Los algoritmos de búsqueda de Google pueden buscar en todo el dominio entre grandes cantidades de correos electrónicos y encontrar resultados con rapidez. Una vez en los resultados de la búsqueda, los usuarios autorizados pueden definir y administrar grupos de resultados de búsqueda de mensajes y colaborar con otros para su administración. El mensaje puede exportarse desde el archivo para su posterior revisión y procesamiento.

Diseñado para una mayor seguridad: Google Apps Vault se ha creado pensando en la seguridad y la fiabilidad. Entre sus características se incluyen conexiones encriptadas a los servidores de Google, almacenamiento simultáneo con replicación de datos para tus mensajes, sistema integrado de recuperación tras fallos y controles precisos para compartir datos. Todo esto posibilita un entorno colaborativo seguro para los usuarios.

8. Chrome for Work

Chrome for Work es la versión para empresas del navegador líder del mercado. Permite instalar las nuevas aplicaciones basadas en HTML5 y en la nube sin tener que preocuparse de actualizar manualmente el navegador. Aprovecha toda la potencia de Google Apps.

Google Apps for Work se puede utilizar con cualquier navegador, pero la compatibilidad superior de Chrome con html5 y CSS mejora el funcionamiento, ya que se ha diseñado para optimizar el rendimiento de productos, como Gmail, Google Docs y Google Calendar. Chrome es compatible con muchas funciones que no están disponibles en otros navegadores, por ejemplo, Gmail sin conexión, Google Docs y Calendar, así como notificaciones de escritorio y funciones de edición, como arrastrar y soltar y cortar y pegar.

Seguridad: Chrome for Work utiliza tecnologías como la navegación segura y la zona de pruebas para proteger a la organización de software y sitios web malintencionados, virus y ataques de phishing mientras tus empleados navegan por la Web. Además, la protección contra secuencias de comandos de Chrome ofrece protección adicional contra sitios que intenten robar los datos de los empleados y de la empresa.

Simplicidad: Chrome for Work se administra y se instala fácilmente. En lugar de invertir tiempo en controlar las configuraciones del navegador y el acceso a Internet, los administradores de TI pueden personalizar e instalar Chrome según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, pueden implementar el uso de extensiones y aplicaciones de Google Web Store a través de una política de grupos en su organización, así como permitir el acceso de grupos específicos a diferentes aplicaciones de forma predeterminada.

Actualizaciones: Con Chrome ya no es necesario actualizar el sistema operativo o comprar software para mejorar el rendimiento y la seguridad. No es necesario desinstalar el navegador actual para instalar Chrome en toda la empresa, por lo que se puede ejecutar aplicaciones antiguas en Internet Explorer y dejar que Chrome se ocupe del resto. Las organizaciones que quieran cambiar a Chrome y tengan empleados que necesiten acceder a aplicaciones antiguas también pueden probar Google Chrome Frame, un complemento de Internet Explorer que procesa páginas web en Chrome.

Miles de apps disponibles: Chrome Web Store ofrece cientos de extensiones y aplicaciones que se pueden combinar con Chrome y distribuir en la organización. La compatibilidad con HTML5 sin necesidad de actualizar el sistema operativo permite que los empleados ejecuten aplicaciones web escalables y potentes en Windows, Mac y Linux.

Legacy Browser Support: Con frecuencia es necesario utilizar versiones antiguas de los navegadores para utilizar ciertas aplicaciones, dificultando el trabajo diario. El Legacy Browser Support de Google Chrome permite que los trabajadores cambien automáticamente a otro navegador para acceder a una aplicación antigua. La dirección de TI puede especificar qué sitios requieren de un segundo navegador y desplegar dicha política en toda la organización.

Soporte: Los usuarios de Google Apps for Work tienen incluido en su contrato el soporte para Chrome for Work (ver el comunicado).

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2017-03-02T23:00:28+00:00